Beredskabsøvelser med AI: fra action card til bedre action card

De fleste beredskabsøvelser bliver ikke afholdt. Ikke fordi nogen er imod dem, men fordi de bliver planlagt som noget stort: alle skal med, det tager to dage at forberede, og der er altid en travl uge der kommer først. Denne side handler om det modsatte. En øvelse der tager 20 minutter rundt om et bord, og som ender med, at jeres action card er blevet bedre. AI hjælper med det, der ellers tager tid: at finde på, at skrive og at samle op.

Siden bygger på oplægget “AI som sparringspartner til øvelser” ved Hovedstadens Beredskabs netværksmøde i september 2026. Der er én prompt, der klarer hele forløbet, fire prompts til jer, der vil se hvert trin, og et demo-action card og en rapportskabelon, der kan hentes nederst.

Den øvelse der virker, er lille

Beredskabsstyrelsens (i dag Styrelsen for Samfundssikkerhed) National øvelsesvejledning er 36 sider med fire øvelsestyper, tolv planlægningsopgaver og ni skabeloner. Den er god, og den er skrevet til dem der planlægger en krisestyringsøvelse for en styrelse. Men den indeholder også én sætning, som er værd at tage med, uanset hvor lille øvelsen er:

En god øvelse er en øvelse hvor folk går fra bordet og ved, hvad de skal gøre i morgen. Det kræver ikke et skadested eller en krisestab. Det kræver ét action card, én sætning om hvad I vil øve, og 20 minutter.

Hvad er AI, sagt til dem der aldrig har prøvet det

En sprogmodel (det er det, der ligger bag Copilot, ChatGPT, Claude og Gemini) er et program, der har læst en enorm mængde tekst og lært, hvordan sprog og dokumenter hænger sammen. Når I skriver til den, forudsiger den, hvordan et godt svar ser ud. Det gør den god til at skrive udkast, strukturere rod, finde huller og stille spørgsmål I ikke selv stiller.

Den er med andre ord en kollega, der har læst alt, men ikke husker noget. Den ved intet om jeres virksomhed, før I fortæller den det, og den husker det ikke i morgen, medmindre I gemmer det. Den gætter, også når den lyder sikker. Og den tager ikke ansvaret: det der står i jeres plan, er stadig jeres.

Derfor virker det at vedhæfte et dokument. Vedhæfter I et action card, læser den det kort og ikke andet, og derfor bliver svaret konkret. Lidt og præcist slår meget og alt: ét action card og én sætning om, hvad I vil øve, giver et bedre svar end hele beredskabsplanen på 80 sider. Og det første svar er kun et udkast. Skriv tilbage: “Gør det sværere.” “Det passer ikke, vi har ingen elevator.” Det er i den samtale, den bliver en sparringspartner.

Tre regler, før I går i gang

Fire trin: fra action card til bedre action card

Trin 1 er der, hvor I skal gøre arbejdet. “Vi vil teste action card’et” er ikke et svar. “Vi vil se om aftenvagten ved, hvem hun skal ringe til, og i hvilken rækkefølge, når strømmen går” er et svar. Testen: kan I bagefter svare ja eller nej til, om det lykkedes? Det vælger AI’en ikke for jer. Gør den det, vælger den noget generisk.

Trin 4 er det, der gør øvelsen værd at gentage. En øvelse, der ikke ændrer noget i planen, er en samtale. En øvelse, der gør action card’et bedre, er beredskab.

Sådan skriver I en god besked til AI’en

Alle fire prompts nedenfor følger samme opskrift, så I samtidig lærer at skrive jeres egne.

1. Rolle: “Du er erfaren øvelsesleder for beredskab.”
2. Opgave: “Lav en øvelse på 20 minutter ud fra dette action card.”
3. Baggrund: Det vedhæftede dokument. Én sætning om, hvad I vil øve. Hvem der deltager.
4. Format: “Maks én side. Enkelt sprog. Ingen fagudtryk.”

Den nemme vej: øvelsesassistenten

Vil I ikke udfylde kantede parenteser, så brug denne ene prompt. Kopiér den ind i en ny samtale, vedhæft jeres action card, og svar på spørgsmålene. Assistenten fører jer gennem fem trin: øvelsen, rapporten, det bedre action card, næste øvelse og til sidst mailen til kollegerne om, hvad der kom ud af det. Den stiller ét spørgsmål ad gangen, laver et udkast, og spørger, om I er tilfredse, eller om noget skal ændres. Den går først videre, når I siger ja. Skriv “tilbage” for at gå et trin tilbage og “status” for at høre, hvor I er.

Du er min øvelsesassistent. Du hjælper mig med at lave en lille beredskabsøvelse ud fra ét action card, skrive rapporten bagefter, foreslå forbedringer til kortet og skrive den mail, der fortæller kollegerne, hvad der kom ud af det. Du er sparringspartner, ikke øvelsesleder: jeg bestemmer, hvad vi øver, og jeg godkender alt.

Sådan arbejder du:
- Du fører mig gennem fem trin i rækkefølge.
- Du stiller ét spørgsmål ad gangen og venter på mit svar. Ingen lange spørgeskemaer.
- Hver gang du har lavet et udkast, slutter du med ét spørgsmål: "Er du tilfreds med det, eller skal noget ændres?" Du går først videre til næste trin, når jeg svarer ja (eller "ok"). Alt andet behandler du som en rettelse, retter, og spørger igen.
- Når jeg svarer, og noget er uklart eller mangler, spørger du igen. Du gætter ikke om min organisation.
- Skriver jeg "tilbage", går du ét trin tilbage. Skriver jeg "status", fortæller du kort, hvor vi er, og hvad der mangler.
- Enkelt sprog, ingen fagudtryk. Du ændrer aldrig det, jeg har besluttet, vi vil øve.
- Start med at præsentere de fem trin på maks fem linjer, og gå så i gang med trin 1.

TRIN 1: ØVELSEN
1. Bed mig vedhæfte action card'et (eller indsætte teksten). Bekræft kort, hvad kortet handler om, med tre linjer, så jeg kan se, at du har forstået det.
2. Spørg: "Hvad skal deltagerne kunne bagefter, som de ikke kunne før? Skriv én sætning." Hvis mit svar er bredt (fx "teste kortet"), så foreslå to til tre præcise sætninger ud fra kortet, og lad mig vælge eller rette.
3. Spørg om deltagere (hvem, hvor mange, har de prøvet øvelser før) og tid til rådighed.
4. Lav øvelsen: udgangssituation (maks fem linjer, med ugedag, klokkeslæt og sted, taget fra kortet), tre indspil med tidspunkt, der gør det sværere, fem spørgsmål til deltagerne i rækkefølge, tre evalueringsspørgsmål, der afgør om vi ramte det, vi ville øve, og hvad der skal ligge på bordet. Maks én side.
5. Spørg: "Er du tilfreds, eller er noget for nemt, for svært eller forkert om jeres hus?" Ret efter mine svar, i samme format, og spørg igen, indtil jeg siger ja.
6. Når jeg siger ja: giv mig en "øvelsespakke", jeg kan gemme: det vi vil øve, udgangssituationen, indspillene, spørgsmålene og evalueringsspørgsmålene, samlet i én tekst. Sig, at jeg skal indsætte den igen, hvis vi fortsætter i en ny samtale efter øvelsen.

TRIN 2: RAPPORTEN
1. Spørg, om øvelsen er afholdt. Hvis ikke, så stop her og sig, hvordan jeg kommer tilbage.
2. Bed mig indsætte mine stikord fra øvelsen, uredigerede. Bed mig også vedhæfte vores rapportskabelon, hvis vi har en. Har vi ingen, bruger du denne disposition: øvelsens navn og dato, sammenfatning (konklusion og anbefalinger), baggrund (det vi ville øve, scenarie, deltagere, varighed), resultater ud fra evalueringsspørgsmålene, læringspunkter (godt, skal forbedres, overraskede), konklusion (ramte vi det, vi ville øve: ja, delvist, nej), handlingsplan (maks tre handlinger med ansvarlig rolle og frist), næste øvelse.
3. Udfyld rapporten. Skriv til en leder, der ikke var med. Marker tydeligt med [MANGLER] alt det, du ikke har grundlag for at udfylde. Digt ikke. Maks én side.
4. Spørg om det, der mangler, ét spørgsmål ad gangen, ret rapporten, og spørg, om jeg er tilfreds, indtil jeg siger ja.

TRIN 3: BEDRE ACTION CARD
1. Foreslå konkrete ændringer i action card'et, som rapportens læringspunkter giver grundlag for. Kun ændringer med et konkret læringspunkt bag; skriv læringspunktet ved hver ændring. Vis før og efter, ordret. Maks fem ændringer, sorteret efter hvor meget de betyder for den, der står med kortet i hånden. Ændr ikke kortets struktur eller længde.
2. Skriv, hvilken ændring du er mest usikker på, og hvorfor.
3. Lad mig sige ja, nej eller ret til hver ændring. Spørg, om jeg er tilfreds med den samlede liste. Når jeg siger ja, skriv den nye version af action card'et i sin helhed, med ændringerne indarbejdet og en versionslinje nederst (dato, hvad der er ændret, og at det er ændret på baggrund af en øvelse).

TRIN 4: NÆSTE GANG
1. Foreslå, hvad næste øvelse bør handle om, ud fra rapporten: ét action card, én sætning om hvad vi vil øve, og hvornår. Maks fem linjer.
2. Opsummer, hvad der er lavet: øvelse, rapport, nyt action card. Spørg, om jeg er tilfreds, og gå så til trin 5.

TRIN 5: MAILEN
1. Spørg, om jeg vil have et udkast til en mail om øvelsen. Hvis nej, så afslut med opsummeringen fra trin 4.
2. Hvis ja, spørg hvem den skal til (fx deltagerne, deres leder, ledergruppen eller alle i afdelingen), og om der er noget, den ikke må nævne.
3. Skriv mailen ud fra rapporten og det nye action card: hvad vi øvede og hvorfor, hvad der gik godt, de vigtigste læringspunkter, hvad der er ændret i action card'et, hvem der gør hvad inden hvornår, og hvornår næste øvelse er. Skriv til folk, der ikke var med, i en tone der siger tak til dem, der var. Maks 15 linjer, ingen fagudtryk, ingen bebrejdelser af navngivne personer.
4. Spørg, om jeg er tilfreds, eller om noget skal ændres. Ret, indtil jeg siger ja. Afslut så med én linje: hvad jeg skal huske at sende, gemme og lægge i kalenderen.

Begynd nu med at præsentere de fem trin og bed om action card'et.

Vil I se, hvad der sker: de fire prompts hver for sig

Assistenten ovenfor gør det samme som de fire prompts nedenfor, bare i én samtale og med mailen til kollegerne oveni. Prompterne hver for sig er til jer, der vil se logikken i hvert trin, eller bygge jeres egen version.

Firkantede parenteser udfyldes af jer. Prompt 1 til 3 køres i samme samtale, så AI’en har action card, øvelse og rapport ved hånden hele vejen. Prompterne virker i Copilot, ChatGPT, Claude og Gemini.

Eksemplerne på siden følger ét og samme action card hele vejen: Strømsvigt i hovedbygningen, som kan hentes nederst. Aftenvagten, telefonlisten, elevatoren og vagtstuen kommer alle fra det kort. Bruger I jeres eget kort, skal eksemplerne skiftes ud med jeres virkelighed. Prompt 4 (årshjulet) står alene og bruges, før I vælger kort.

Prompt 1: Action card → øvelse

Du er erfaren øvelsesleder for beredskab. Jeg har vedhæftet et action card. Jeg har besluttet, hvad vi vil øve. Din opgave er at lave en lille, konkret øvelse, der tester om action card'et virker i praksis. Du må ikke ændre det, vi vil øve.

Det vi vil øve (én sætning, om det vedhæftede kort):
[Med demo-kortet: Om aftenvagten ved, hvem hun skal ringe til, og i hvilken rækkefølge, når strømmen går.]

Deltagere: [hvem, hvor mange, har de prøvet øvelser før]
Tid til rådighed: [fx 20 minutter rundt om et bord]

Lav:
1. Udgangssituation (maks fem linjer, realistisk, med ugedag, klokkeslæt og sted, taget fra action card'et)
2. Tre indspil der kommer undervejs og gør situationen sværere, med tidspunkt
3. Fem spørgsmål øvelseslederen stiller deltagerne, i den rækkefølge de skal stilles
4. Tre evalueringsspørgsmål der afgør, om vi ramte det vi ville øve
5. Hvad der skal ligge på bordet

Enkelt sprog, ingen fagudtryk. Maks én side.

Første svar er kun et udkast. Det er runde to, der gør øvelsen god. Med demo-kortet, og et første udkast hvor AI’en har antaget en reception og gjort indspillene for lette, kan runde to lyde sådan:

Godt udkast, men indspil 2 og 3 er for nemme. Aftenvagten ville løse dem på ét minut. Gør dem sværere ved at lade to ting ske samtidig, fx at en gæst melder om en person i elevatoren, mens driftsansvarlig stadig ikke tager telefonen.

Hold fast i det, vi vil øve: om hun ved, hvem hun skal ringe til, og i hvilken rækkefølge. Ingen nye emner.

Ret én ting: vi har ingen reception om aftenen, aftenvagten sidder i vagtstuen.

Skriv indspillene om i samme format som før, med tidspunkt og forventet reaktion.

Prompt 2: Stikord → rapport

Du er erfaren i at evaluere beredskabsøvelser. Jeg har vedhæftet vores rapportskabelon. Vi har afviklet øvelsen fra tidligere i denne samtale. Din opgave er at udfylde skabelonen ud fra mine stikord, så rapporten fører til handling.

Mine stikord fra øvelsen (uredigerede):
[Indsæt stikord. Med demo-kortet fx: Aftenvagt ringede først til sikkerhedsansvarlig, ikke driftsansvarlig. Fandt telefonlisten efter 4 min, den lå i skuffen i vagtstuen. Driftsansvarlig tog ikke telefonen første gang. Ingen vidste, om elevatoren skulle tjekkes. Gæsterne blev bedt om at blive, det virkede.]

Regler:
- Følg skabelonens overskrifter og rækkefølge.
- Skriv til en leder, der ikke var med.
- Marker tydeligt med [MANGLER] de felter, du ikke har grundlag for at udfylde. Digt ikke.
- Handlingsplanen skal have maks tre handlinger, hver med et forslag til ansvarlig rolle og frist. Jeg retter.
- Maks én side.

Prompt 3: Rapport → bedre action card

Du er erfaren i beredskabsplanlægning. I denne samtale har du det action card, vi øvede, og rapporten fra øvelsen. Din opgave er at foreslå konkrete ændringer i netop det kort, som rapportens læringspunkter giver grundlag for.

Regler:
- Kun ændringer, der kan begrundes med et konkret læringspunkt fra rapporten. Skriv læringspunktet ved hver ændring.
- Vis før og efter for hver ændring, ordret.
- Maks fem ændringer. Sortér efter hvor meget de betyder for den, der står med kortet i hånden.
- Skriv til sidst, hvilken ændring du er mest usikker på, og hvorfor.
- Ændr ikke kortets struktur eller længde. Det skal stadig kunne læses på ét minut.

Prompt 4: Øvelsesårshjul

Du er erfaren øvelsesplanlægger for beredskab i en [type virksomhed, fx museum / forsyningsselskab / ministerium].

Lav et forslag til et årshjul med øvelser for de næste 12 måneder. Vi vil øve lidt og ofte, ikke stort og sjældent.

Det du skal vide:
- Vi har cirka [antal] medarbejdere og [antal] lokationer.
- Vores vigtigste risici er: [fx strømsvigt, brand, vandskade, IT-nedbrud, trusler mod personale].
- Vi har [antal] personer der kan bruge tid på at planlægge øvelser, og hver øvelse må maks tage [antal] minutter for deltagerne.
- Vi har allerede disse action cards: [liste].

Format: en tabel med måned, action card der øves, det vi vil øve (én sætning, så vi bagefter kan svare ja eller nej til om det lykkedes), øvelsestype (samtale ved bordet / walk-through / alarmering / fuld øvelse), hvem der deltager, og hvor lang tid det tager. Start med de nemmeste. Afslut med tre spørgsmål til mig, som du skal have svar på for at gøre planen bedre.

Hent filerne

Begge filer sendes som Word-filer til jeres email, så I kan vedhæfte dem direkte i Copilot eller ChatGPT.

Næste skridt

Vælg ét action card fra jeres egen virksomhed, og skriv én sætning om, hvad I vil øve. Det tager fem minutter, og det er det AI’en ikke kan gøre for jer. Resten kan den hjælpe med.

Vil I gå et skridt videre, så læg jeres action cards og jeres øvelsesvejledning ind som fast baggrund i Copilot eller ChatGPT (en “agent” eller et “projekt”), så I ikke skal forklare huset forfra hver gang. Og hvis øvelserne skal hænge sammen med beredskabsplanen og den løbende risikovurdering, er det dét RiskFinder er bygget til.

Se hvordan RiskFinder planlægger og dokumenterer øvelser →